会報 2025年5月号｜様式の欄名を引き継ぐ

今号では、複数部署で使う帳票を共通化するときの欄名の確認を扱います。同じ「数量」でも、箱の数、帳票の枚数、一覧の行数など、記録する単位が異なる場合があります。

様式の改訂担当者は、旧様式と新様式の項目対応表を作り、単位の変更を本文の修正と分けて記録します。入力済みデータを移す場合には、見出しだけを置き換えず、元の単位を別欄に残す方法も検討します。

例会では、備品の受領一覧と貸出台帳を使って、同じ名称の項目を比較しました。受領時の数量と、貸出可能な数量を混同しないため、集計対象と基準日を表の上部に記載する様式が提案されました。