会報 2017年4月号｜確認記録を報告へ引き継ぐ

2月例会の配布原稿から、記録の要約と引継ぎに関する記載例を掲載します。

本号は、2月例会の配布原稿「確認記録と報告書の対応」から、公開了承を得た記載例を掲載します。原稿作成日は2017年2月10日、作成者は汐森調査研究所第一調査部の遠野直人氏です。例会での発表は真壁修一氏が担当しました。

原稿では、元の確認記録をそのまま報告書へ転記するのではなく、報告する目的と範囲に沿って要約する場合の管理方法を扱っています。報告書の各項目から、確認記録の文書番号と該当欄を参照できるようにする記載例が示されました。

表は、原稿にある演習用の受付・確認業務を、誌面用に組み直したものです。個別の委託案件の経過や、調査結果を掲載したものではありません。

表は左右にスクロールできます。

出所：2017年2月10日付配布原稿。誌面掲載時に演習表の見出しを整理。原稿作成後の個別業務について述べたものではありません。

引継ぎ時に残す項目

要約の際に本文から外した項目がある場合は、元の確認記録まで削除せず、保存単位と参照番号を別に管理する方法が紹介されました。報告の対象範囲と、その業務で作成・受領した記録の保存範囲は、引継票上でも分けて記載します。

担当交代の際は、処理済みの件数だけでなく、確認待ちの項目と、次に確認する相手・資料を引き継ぎます。未確認欄には、確認できなかった理由と、その時点で採った取扱いを記載します。